IFS Broker - certyfikacja pośredników i importerów żywności
IFS Broker jest przeznaczony dla firm, które kupują i sprzedają żywność, nie mając z nią fizycznego kontaktu: pośredników, importerów i agentów handlowych. Audyty według wersji 3.2 są obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. Standard skupia się na tym, jak handlowiec wybiera i nadzoruje producentów oraz usługodawców.
Przygotował: Ireneusz Kozera, audytor wiodący ISO · Opublikowano:
Kim jest broker w rozumieniu IFS
Broker w rozumieniu standardu to firma handlowa, przez której ręce przechodzą zamówienia i dokumenty, ale nie towar: produkt trafia od producenta do odbiorcy bez przetwarzania, pakowania ani składowania u handlowca.
Handlowiec nie ma wpływu na proces produkcji, ale odpowiada przed klientem za to, co sprzedaje. Dlatego system zarządzania brokera opiera się na wyborze i ocenie dostawców, uzgodnionych specyfikacjach, obsłudze reklamacji i sprawnym wycofaniu produktu z rynku.
Audyt IFS Broker prowadzi jednostka certyfikująca zatwierdzona przez IFS i to ona wydaje certyfikat. Ja przygotowuję firmę handlową do tego audytu.
IFS Broker, IFS Logistics czy IFS Food: drzewo decyzji
Pierwsze pytanie brzmi: czy firma ma fizyczny kontakt z produktem. Jeśli go przetwarza albo pakuje, właściwy jest standard dla produkcji, np. IFS Food. Jeśli go magazynuje albo przewozi, wchodzi w grę IFS Logistics. Jeśli tylko kupuje i sprzedaje, a towar trafia od producenta do klienta bez jej udziału, właściwy jest IFS Broker.
Przypadki mieszane, na przykład importer z własnym magazynem, wymagają ustalenia zakresu z jednostką certyfikującą, bo magazyn oznacza fizyczny kontakt z towarem i wykracza poza samą działalność handlową.
Wybór warto potwierdzić z klientami, którzy wymagają certyfikatu. Jeśli w umowie albo w wymaganiach dla dostawców pada nazwa konkretnego standardu, to on wyznacza kierunek wdrożenia, a drzewo decyzji pomaga ustalić, czy firma w ogóle mieści się w jego zakresie.
Wymagania IFS Broker 3.2
Pełny tekst IFS Broker w wersji 3.2 (luty 2024 r.) i doktrynę standardu IFS udostępnia na swojej stronie. Poniżej obszary, wokół których buduje się system handlowca i które warto przygotować przed analizą luk.
Wybór i ocena dostawców
Handlowiec potrzebuje opisanych kryteriów wyboru producentów i usługodawców, oceny każdego dostawcy przed rozpoczęciem współpracy i jej okresowego powtarzania. Dowodem są zapisy z oceny i decyzje, które z niej wynikły, a nie sama lista zatwierdzonych firm.
Specyfikacje, reklamacje, wycofania
Handlowiec odpowiada za to, że specyfikacja uzgodniona z klientem zgadza się z tym, co dostarcza producent, i za sprawne wycofanie partii, której sam nigdy nie widział. Procedurę wycofania warto sprawdzić testem, zanim zrobi to audytor albo prawdziwy incydent.
Fałszowanie żywności (food fraud) u handlowca
Importer, który kupuje surowce i produkty z wielu źródeł, jest narażony na ich fałszowanie: zamianę składnika na tańszy, błędne pochodzenie albo rozcieńczenie. Ocena podatności na fałszowanie pomaga ustalić, które produkty i którzy dostawcy wymagają częstszych badań i dokładniejszego nadzoru.
Audyt IFS Broker: terminy i doktryna
Audyty według wersji 3.2 są obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. Doktryna IFS Broker 3.2 w wersji 2 z czerwca 2025 r. podaje, że wyjątkowe stosowanie wersji 3.1 po tej dacie zakończyło się 30 czerwca 2025 r.
Zasady certyfikacji doprecyzowuje doktryna standardu. Jej wersja 3 pochodzi z kwietnia 2026 r., więc przed audytem warto sprawdzić, czy przygotowanie i jednostka certyfikująca opierają się na aktualnej wersji doktryny.
Listę produktów, kategorii i dostawców, które mają być objęte certyfikatem, warto przygotować przed rozmową z jednostką certyfikującą, bo od niej zależą zakres i czas audytu.
Wdrożenie IFS Broker krok po kroku
- Ustalenie zakresu: produkty, kategorie i dostawcy objęci certyfikacją.
- Ocena i zatwierdzanie producentów oraz usługodawców, z planem ich nadzoru.
- Specyfikacje produktów, obsługa reklamacji i procedura wycofania sprawdzona testem.
- Ocena podatności na fałszowanie, szkolenie zespołu i audyt wewnętrzny.
Napisz, iloma dostawcami i kategoriami produktów zarządzasz - odpowiem z zakresem prac.
Ireneusz Kozera
Audytor wiodący ISO, doradca ds. jakości i certyfikacji. Od 2008 roku wdraża i audytuje systemy zarządzania w obszarze: żywność & pasze.
Najczęstsze pytania o IFS Broker
Czy importer z własnym magazynem potrzebuje IFS Broker?
Magazyn oznacza fizyczny kontakt z towarem, więc sam IFS Broker może nie wystarczyć. Zakres certyfikacji, a czasem połączenie z IFS Logistics, ustala się wtedy z jednostką certyfikującą.
Czy certyfikat dostawcy zwalnia handlowca z nadzoru?
Certyfikat dostawcy jest ważnym dowodem przy jego ocenie, ale nie przenosi na dostawcę odpowiedzialności handlowca wobec klienta. Handlowiec nadal sprawdza, czy certyfikat jest ważny i czy jego zakres obejmuje kupowane produkty.
Ile trwa wdrożenie IFS Broker?
Zależy od liczby dostawców i kategorii produktów oraz od tego, ile ocen dostawców i specyfikacji firma już ma. Dużo pracy wymaga uporządkowanie dokumentów od producentów, dlatego harmonogram ustalam po przeglądzie listy dostawców.
Od kiedy obowiązuje IFS Broker 3.2?
Od 1 lipca 2024 r. Wyjątkowe dopuszczenie audytów według wersji 3.1 po tej dacie wygasło 30 czerwca 2025 r.
Źródła
- IFS: Discover what is new in IFS Broker version 3.2 - obowiązkowa od 1.07.2024 (dostęp: )
- IFS Broker wersja 3.2 (luty 2024) - tekst standardu, PDF (dostęp: )
- Doktryna IFS Broker 3.2, wersja 2 (czerwiec 2025), PDF: koniec stosowania wersji 3.1 z 30.06.2025 (dostęp: )
- Doktryna IFS Broker 3.2, wersja 3 (kwiecień 2026), PDF (dostęp: )