Audyt wewnętrzny - wzór planu, programu i raportu
Audyt wewnętrzny to zaplanowane sprawdzenie, czy system zarządzania spełnia wymagania normy i własne ustalenia firmy oraz czy jest skutecznie wdrożony i utrzymywany (pkt 9.2 norm ISO 9001, 14001 i 45001). Dokumentują go trzy zapisy: program audytów na rok, plan pojedynczego audytu i raport z audytu wewnętrznego z ustaleniami i działaniami.
Przygotował: Ireneusz Kozera, audytor wiodący ISOStan prawny na: Następny przegląd: Licencja CC BY 4.0
Program, plan i raport: czym się różnią
Pkt 9.2 wymaga, żeby firma przeprowadzała audyty wewnętrzne w zaplanowanych odstępach czasu oraz zaplanowała, ustanowiła, wdrożyła i utrzymywała program audytów z częstotliwością, metodami, odpowiedzialnościami, wymaganiami dotyczącymi planowania i sposobem raportowania. Program uwzględnia ważność procesów, zmiany w organizacji i wyniki poprzednich audytów. Dla każdego audytu określa się kryteria i zakres, a audytorów dobiera tak, żeby zapewnić obiektywność i bezstronność. Wyniki trafiają do odpowiedniego kierownictwa, a firma zachowuje udokumentowaną informację jako dowód realizacji programu i jego wyników.
Wytyczne do prowadzenia audytów zawiera norma ISO 19011, której aktualne wydanie to ISO 19011:2026. Nie jest normą wymagań i nie służy do certyfikacji, ale opisuje zasady audytowania, zarządzanie programem audytów, prowadzenie audytu oraz ocenę kompetencji audytorów, więc dobrze nadaje się na podstawę procedury audytu wewnętrznego.
Numery punktów we wzorze pochodzą z ISO 9001:2015. ISO 9001:2026, opublikowana we wrześniu 2026 r., zachowuje strukturę rozdziałów. Według wymagań Global Accreditation Cooperation nowe certyfikaty po 31.03.2028 wydaje się już tylko według wydania 2026, a certyfikaty według wydania 2015 tracą ważność po 30.09.2029.
Program audytów
Dokument roczny albo na cały cykl certyfikacji: które procesy i wymagania będą audytowane, kiedy, przez kogo i w jakim celu. Uzasadnienie częstotliwości wynika z ważności procesów, zmian i wyników poprzednich audytów.
Plan audytu
Dokument dla jednego audytu: cel, zakres, kryteria, data i godziny, audytor, osoby audytowane, obszary i dokumenty do sprawdzenia. Audytowani dostają go przed audytem, żeby przygotować ludzi i zapisy.
Raport z audytu
Zapis wyników: co sprawdzono, jakie dowody zebrano, jakie są niezgodności, spostrzeżenia i mocne strony oraz wnioski co do skuteczności systemu. Raport z audytu wewnętrznego jest wejściem do przeglądu zarządzania (pkt 9.3) i punktem wyjścia korekcji oraz działań korygujących (pkt 10.2).
Wzór programu, planu i raportu z audytu wewnętrznego
To szablon struktury. Treść musi opisywać Twoją firmę, nie zakład wzorcowy.
| Nr | Pole | Co wpisać | Podstawa |
|---|---|---|---|
| 1 | Program: okres i cel programu | Rok albo cykl certyfikacji i cel programu, np. ocena skuteczności całego systemu przed audytem nadzoru. | pkt 9.2.2 a |
| 2 | Program: obszary, częstotliwość i terminy | Procesy i wymagania normy przypisane do miesięcy albo kwartałów. Częściej audytuj procesy ważne, zmienione i z problemami, i zapisz, dlaczego. | pkt 9.2.2 a |
| 3 | Program: audytorzy | Kto audytuje który obszar. Audytor nie ocenia własnej pracy, żeby zapewnić obiektywność i bezstronność. | pkt 9.2.2 c |
| 4 | Plan: cel, zakres i kryteria audytu | Co audytujesz, według jakich wymagań (punkty normy, procedury, wymagania klienta) i w jakich granicach (lokalizacja, zmiana, linia). | pkt 9.2.2 b |
| 5 | Plan: harmonogram i osoby audytowane | Data, godziny, kolejność obszarów i osoby do rozmowy. Przekaż plan audytowanym przed audytem. | pkt 9.2.2 a |
| 6 | Plan: dokumenty i zapisy do sprawdzenia | Lista dokumentów i wielkość próbki zapisów, ustalona przed audytem. | pkt 9.2.2 b |
| 7 | Raport: zakres zrealizowany i odstępstwa od planu | Co faktycznie sprawdzono, a czego nie udało się sprawdzić i dlaczego. | pkt 9.2.2 f |
| 8 | Raport: niezgodności | Każda w układzie wymaganie - dowód - stwierdzenie, z numerem do śledzenia działań korygujących. | pkt 9.2.2 f |
| 9 | Raport: spostrzeżenia i mocne strony | Sytuacje, które nie są niezgodnością, ale mogą się nią stać, oraz dobre praktyki warte przeniesienia na inne obszary. | |
| 10 | Raport: wnioski o skuteczności | Jedno albo dwa zdania: czy audytowany obszar spełnia wymagania i czy system jest skutecznie wdrożony i utrzymywany. | pkt 9.2.1 |
| 11 | Raport: korekcje, działania korygujące i terminy | Kto, co i do kiedy zrobi z każdą niezgodnością. Najpierw analiza przyczyny, potem działanie. | pkt 9.2.2 e, 10.2 |
| 12 | Raport: podpis i przekazanie kierownictwu | Audytor, data i komu przekazano wyniki - muszą trafić do odpowiedniego kierownictwa. | pkt 9.2.2 d |
Przykład wypełnienia: audyt produkcji w firmie produkcyjnej
Przykład sp. z o.o. to fikcyjna firma produkcyjna z certyfikatem ISO 9001, dwiema halami i 60 pracownikami. Przykład pokazuje fragment programu na rok, plan jednego audytu produkcji i raport z jedną niezgodnością.
| Pole | Przykład wypełnienia |
|---|---|
| 1. Program: okres i cel programu | Program audytów wewnętrznych na 2027 r. Cel: ocena skuteczności systemu ISO 9001 przed audytem nadzoru. |
| 2. Program: obszary, częstotliwość i terminy | Sprzedaż i przegląd umów - II kw.; produkcja - II i IV kw. (reklamacje w 2026 r.); zakupy - III kw.; kierowanie i przegląd zarządzania - IV kw. |
| 3. Program: audytorzy | Produkcja: kierownik jakości; dział jakości: kierownik sprzedaży (przeszkolony według ISO 19011); sprzedaż: audytor zewnętrzny. |
| 4. Plan: cel, zakres i kryteria audytu | Cel: ocena nadzoru nad produkcją. Zakres: hala B, zmiana I. Kryteria: ISO 9001:2015 pkt 7.1.5, 7.5.3, 8.5.1, 8.7; instrukcje IS-10 do IS-14. |
| 5. Plan: harmonogram i osoby audytowane | 12.03.2027: 8.00 spotkanie otwierające z kierownikiem produkcji; 8.30-11.00 stanowiska cięcia i montażu; 11.00-12.00 dokumentacja zleceń; 12.30 spotkanie zamykające. |
| 6. Plan: dokumenty i zapisy do sprawdzenia | Instrukcje stanowiskowe na hali; 10 kart zleceń z lutego; rejestr wyrobu niezgodnego; wykaz przyrządów pomiarowych z dowodami sprawdzeń. |
| 7. Raport: zakres zrealizowany i odstępstwa od planu | Zrealizowano według planu bez stanowiska lakierni (linia wyłączona, obszar przeniesiony na IV kw.). |
| 8. Raport: niezgodności | NZ-03/2027: nieaktualne wydanie instrukcji IS-12 na stanowisku cięcia nr 2 (pełny opis w sekcji o zapisie niezgodności niżej). |
| 9. Raport: spostrzeżenia i mocne strony | Wykaz przyrządów prowadzony ręcznie w dwóch miejscach - ryzyko rozbieżności. Mocna strona: tablice z wynikami zmian przy każdej linii. |
| 10. Raport: wnioski o skuteczności | Nadzór nad produkcją na hali B skuteczny, z wyjątkiem nadzoru nad wydaniami instrukcji (NZ-03). |
| 11. Raport: korekcje, działania korygujące i terminy | NZ-03: korekcja - wymiana instrukcji (12.03, kierownik zmiany); przyczyna - brak wycofania starych wydań przy dystrybucji; działanie - lista dystrybucji z potwierdzeniem odbioru (do 30.04, kierownik jakości). |
| 12. Raport: podpis i przekazanie kierownictwu | Audytor: kierownik jakości, 14.03.2027. Do wiadomości: zarząd, kierownik produkcji. |
Przykład: zapis niezgodności (wymaganie, dowód, stwierdzenie)
ISO 19011 opisuje ustalenie z audytu jako wynik porównania zebranych dowodów z kryteriami audytu. Z tego wynika układ zapisu niezgodności w trzech częściach: wymaganie (punkt normy albo dokument firmy), dowód (co dokładnie zobaczono, gdzie i kiedy) i stwierdzenie (na czym polega rozbieżność). Bez dowodu niezgodność jest opinią, a bez wymagania nie wiadomo, czego dotyczy i jak ocenić skuteczność działania korygującego.
| Element | Zapis słaby | Zapis z wymaganiem i dowodem |
|---|---|---|
| Wymaganie | Nadzór nad dokumentami | ISO 9001:2015 pkt 7.5.3; instrukcja IK-07 „Nadzór nad dokumentacją", wydanie 3 |
| Dowód | Na produkcji są nieaktualne instrukcje | Na stanowisku cięcia nr 2 (hala B, 12.03) leżała instrukcja IS-12 w wydaniu 2; aktualne jest wydanie 4 z 15.01. Operator potwierdził, że pracuje według wydania 2 |
| Stwierdzenie | Brak nadzoru | Nieaktualne wydanie instrukcji stanowiskowej dostępne w miejscu użycia - wymaganie pkt 7.5.3 nie jest spełnione |
| Zakres | Wszędzie tak jest | Pojedynczy przypadek; w próbce 10 zleceń z lutego brak wpływu na wyrób |
Czego unikać przy wypełnianiu wzoru
Program audytów, który co roku wygląda tak samo
- Skutek
- Program nie uwzględnia ważności procesów, zmian i wyników poprzednich audytów, a tego wprost wymaga norma.
- Jak uniknąć
- Przy układaniu programu zapisz uzasadnienie częstotliwości: reklamacje, zmiany, wyniki poprzednich audytów.
- Podstawa
- ISO 9001, pkt 9.2.2 a
Niezgodność bez dowodu
- Skutek
- Nie da się jej zweryfikować ani przeanalizować przyczyny, a raport nie jest dowodem wyników audytu.
- Jak uniknąć
- Zapisuj, co zobaczyłeś, gdzie i kiedy: numer dokumentu, stanowisko, datę, funkcję rozmówcy.
- Podstawa
- ISO 9001, pkt 9.2.2 f; ISO 19011 (dowody i ustalenia z audytu)
Audytor sprawdza własny obszar
- Skutek
- Audyt traci obiektywność i bezstronność, których wymaga norma przy doborze audytorów.
- Jak uniknąć
- Zamień obszary między audytorami albo zleć audyt jednego obszaru osobie z zewnątrz.
- Podstawa
- ISO 9001, pkt 9.2.2 c
Raport, w którym przy każdym punkcie stoi tylko „zgodnie"
- Skutek
- Raport nie pokazuje, co sprawdzono, i nie daje kierownictwu informacji do przeglądu zarządzania.
- Jak uniknąć
- Wpisuj próbki i dowody także dla obszarów zgodnych.
- Podstawa
- ISO 9001, pkt 9.2.2 d i f oraz 9.3
Korekcja zamiast działania korygującego
- Skutek
- Skutek niezgodności znika, ale przyczyna zostaje, więc niezgodność może wrócić.
- Jak uniknąć
- Oddziel korekcję (usunięcie skutku) od działania korygującego (usunięcie przyczyny) i sprawdź skuteczność po czasie.
- Podstawa
- ISO 9001, pkt 9.2.2 e i 10.2
Nie wszystkie wymagania normy objęte w cyklu
- Skutek
- Program nie daje informacji, czy cały system spełnia wymagania normy, a pominięte obszary zostają niezbadane.
- Jak uniknąć
- Zrób macierz „wymagania normy × audyty" i sprawdź pokrycie przed audytem certyfikacyjnym.
- Podstawa
- ISO 9001, pkt 9.2.1
Kiedy wzór nie wystarczy
- nikt w firmie nie ma szkolenia z audytowania, a pierwszy cykl audytów ma się odbyć przed certyfikacją
- mała firma, w której trudno zapewnić bezstronność audytora
- system zintegrowany (ISO 9001, 14001, 45001) i jeden program audytów dla kilku norm
- powtarzające się niezgodności z audytów jednostki certyfikującej
- przygotowanie do recertyfikacji albo przejścia na ISO 9001:2026
Najczęstsze pytania
Jak często trzeba robić audyt wewnętrzny?
Norma nie podaje częstotliwości. Wymaga audytów w zaplanowanych odstępach czasu i programu, który uwzględnia ważność procesów, zmiany w organizacji i wyniki poprzednich audytów. Procesy ważne, zmienione albo z problemami planuje się więc częściej niż pozostałe.
Kto może być audytorem wewnętrznym?
Pracownik z kompetencjami audytora albo osoba z zewnątrz. Norma wymaga obiektywności i bezstronności, czyli tego, żeby audytor nie oceniał własnej pracy, a nie tego, żeby był pracownikiem firmy. ISO 19011 opisuje, jak oceniać kompetencje audytorów.
Czym różni się program audytu od planu audytu?
Program obejmuje wszystkie audyty w danym okresie, zwykle w roku, i odpowiada na pytanie, co i kiedy audytujemy. Plan dotyczy jednego audytu i odpowiada na pytanie, jak go przeprowadzimy: zakres, kryteria, godziny i osoby.
Czy raport z audytu wewnętrznego musi mieć określony wzór?
Nie. Norma wymaga zachowania udokumentowanej informacji o realizacji programu i wynikach audytów, ale nie narzuca formularza. Ważne, żeby z raportu wynikało, co sprawdzono, na jakiej podstawie i z jakim wynikiem.