PLEN
Ireneusz.kozera@tql.pl
Narzędzie online

Czy jesteś gotowy na audyt certyfikacyjny? Checklista online

Checklista przed audytem certyfikacyjnym to 30 pytań o wymagania, które audytor jednostki certyfikującej sprawdza na etapie 1 i 2, ułożonych w 6 blokach od kontekstu organizacji po przegląd zarządzania. Odpowiedz tak, częściowo albo nie, a wynik pokaże, czy system jest gotowy, czy brakuje elementów, bez których nie ma dowodów jego działania w pełnym cyklu.

Przejdź do testuZobacz możliwe wyniki

Przygotował: Ireneusz Kozera, audytor wiodący ISOStan prawny na: Następny przegląd:

Jak działa checklista

Checklista przed audytem certyfikacyjnym zawiera 30 pytań w sześciu blokach: kontekst i ryzyka, przywództwo i cele, dokumentacja i zasoby, nadzór operacyjny, audyty wewnętrzne oraz przegląd zarządzania. Pod każdym pytaniem jest krótko opisane, czego szuka audytor jednostki certyfikującej, więc listę można przejść także bez zaznaczania odpowiedzi, np. na spotkaniu z właścicielami procesów.

Wynik nie jest prostą sumą punktów. Pięć pytań checklista traktuje jako krytyczne, bo bez tych elementów system nie ma dowodów działania w pełnym cyklu: udokumentowanego zakresu (pkt 4.3), zapisów z działania systemu, pełnego cyklu audytów wewnętrznych (pkt 9.2), działań korygujących (pkt 10.2) i przeglądu zarządzania (pkt 9.3). Jeśli któregoś brakuje, wynik to „jeszcze nie gotowy" nawet przy 90% odpowiedzi „tak". Odsetek spełnionych wymagań pokazujemy pomocniczo, a odpowiedź „częściowo" liczy się jako połowa.

Numery punktów w pytaniach odnoszą się do ISO 9001:2015 z poprawką Amd 1:2024, która 23.02.2024 dodała do pkt 4.1 wymaganie ustalenia, czy zmiana klimatu jest istotną kwestią dla organizacji, a do pkt 4.2 uwagę o wymaganiach stron zainteresowanych związanych z klimatem. ISO opublikowała 16.09.2026 nowe wydanie ISO 9001:2026, które zmienia m.in. podział pkt 6.1 i listę wejść przeglądu zarządzania w pkt 9.3.2. Nowe certyfikaty akredytowane według wydania 2015 można wydawać do 31.03.2028, a firmy certyfikowane według niego mają czas na przejście do 30.09.2029, więc przy audycie według wydania 2026 numery podpunktów trzeba sprawdzić w jego tekście. ISO 14001:2015 i ISO 45001:2018 mają tę samą strukturę rozdziałów i dostały tę samą poprawkę Amd 1:2024, więc pytania o kontekst, przywództwo, audyty i przegląd pasują do nich wprost, a pytania o nadzór operacyjny trzeba czytać przez pryzmat aspektów środowiskowych albo zagrożeń BHP i wymagań prawnych.

Checklista: 30 pytań w 6 blokach

Kontekst i ryzyka
1. Czy zakres systemu jest udokumentowany, z uzasadnieniem wymagań, których firma nie stosuje?

Czego szuka audytor: zakresu w udokumentowanej informacji (pkt 4.3), zgodnego z tym, co firma faktycznie robi, i uzasadnienia każdego wyłączenia, np. projektowania. Zakres wpisany do certyfikatu musi się zgadzać z tym dokumentem.

2. Czy firma określiła kwestie zewnętrzne i wewnętrzne, w tym to, czy zmiana klimatu jest dla niej istotna?

Czego szuka audytor: kwestii zewnętrznych i wewnętrznych istotnych dla celu firmy (pkt 4.1), monitorowanych i przeglądanych, oraz ustalenia, czy zmiana klimatu jest istotną kwestią - to wymaganie dodała poprawka Amd 1:2024. Liczy się też to, jak wnioski z analizy przekładają się na ryzyka i cele.

3. Czy wiadomo, kto jest stroną zainteresowaną i jakie ma wymagania?

Czego szuka audytor: listy stron zainteresowanych (pkt 4.2) z wymaganiami, które firma uznała za istotne, i śladu, że te wymagania trafiły do procesów, np. do umów, celów albo kryteriów oceny dostawców.

4. Czy procesy mają właściciela, wejścia, wyjścia i mierniki?

Czego szuka audytor: mapy procesów albo innego opisu powiązań (pkt 4.4) i tego, że właściciel procesu zna jego mierniki i ostatnie wyniki.

5. Czy dla ryzyk i szans zaplanowano działania i sprawdzono ich skuteczność?

Czego szuka audytor: działań wynikających z analizy ryzyk i szans (pkt 6.1), wpiętych w procesy, oraz oceny ich skuteczności. Sam rejestr ryzyk bez działań i terminów nie pokazuje, że firma się nimi zajmuje.

Przywództwo i cele
6. Czy polityka jakości jest zatwierdzona, zakomunikowana i dostępna dla pracowników i stron zainteresowanych?

Czego szuka audytor: polityki dopasowanej do kontekstu firmy (pkt 5.2), a w rozmowach z pracownikami tego, czy wiedzą, co z niej wynika dla ich pracy.

7. Czy role, odpowiedzialności i uprawnienia w systemie są przypisane i znane?

Czego szuka audytor: przypisania odpowiedzialności za system i za procesy (pkt 5.3), np. w zakresach obowiązków albo macierzy, i zgodności tych zapisów z tym, kto faktycznie podejmuje decyzje.

8. Czy cele są mierzalne, mają termin, odpowiedzialnego i plan realizacji?

Czego szuka audytor: celów na odpowiednich szczeblach i w procesach (pkt 6.2) z planem: co zostanie zrobione, jakie zasoby, kto, do kiedy i jak oceniane będą wyniki.

9. Czy realizacja celów jest monitorowana, a wyniki są znane kierownictwu?

Czego szuka audytor: aktualnych wyników celów, a przy celach niezrealizowanych analizy przyczyn i decyzji, co dalej.

10. Czy najwyższe kierownictwo potrafi omówić wyniki systemu z audytorem?

Czego szuka audytor: przywództwa i zaangażowania najwyższego kierownictwa (pkt 5.1), w tym przyjęcia odpowiedzialności za skuteczność systemu. Kierownictwo powinno umieć samo omówić politykę, cele i wyniki, bez odsyłania do pełnomocnika.

Dokumentacja i zasoby
11. Czy dokumenty systemu są nadzorowane: mają wersję, zatwierdzenie i aktualne wydanie w miejscu użycia?

Czego szuka audytor: nadzoru nad udokumentowaną informacją (pkt 7.5) i tego, czy na stanowisku leży ta sama wersja instrukcji co w systemie.

12. Czy dokumenty zewnętrzne (przepisy, normy, wymagania klientów) są zidentyfikowane i aktualne?

Czego szuka audytor: listy dokumentów zewnętrznych potrzebnych do planowania i działania systemu oraz sposobu śledzenia ich zmian.

13. Czy dla stanowisk określono wymagane kompetencje i są dowody, że pracownicy je mają?

Czego szuka audytor: wymagań kompetencyjnych (pkt 7.2), zapisów szkoleń i uprawnień oraz oceny skuteczności szkoleń, szczególnie na stanowiskach, które wpływają na zgodność wyrobu.

14. Czy wyposażenie do monitorowania i pomiarów jest wzorcowane albo sprawdzane, jeśli tego wymaga proces?

Czego szuka audytor: wykazu przyrządów, dowodów wzorcowania lub sprawdzenia (pkt 7.1.5) i postępowania na wypadek, gdy przyrząd okazał się niesprawny.

15. Czy system działa na tyle długo, że są zapisy z jego funkcjonowania?

Czego szuka audytor: zapisów z działania systemu, np. pomiarów procesów, ocen dostawców, reklamacji i szkoleń. Bez nich audyt etapu 2 nie ma czego ocenić.

Nadzór operacyjny
16. Czy wymagania klienta są przeglądane przed przyjęciem zamówienia lub podpisaniem umowy?

Czego szuka audytor: dowodu przeglądu wymagań (pkt 8.2.3), także przy zmianach zamówień, i tego, że firma potwierdza zdolność do ich spełnienia.

17. Czy dostawcy zewnętrzni są oceniani według ustalonych kryteriów?

Czego szuka audytor: kryteriów oceny, wyboru i monitorowania dostawców (pkt 8.4) oraz zapisów z ocen i działań wobec dostawców z gorszym wynikiem.

18. Czy produkcja lub świadczenie usługi odbywa się w warunkach nadzorowanych?

Czego szuka audytor: instrukcji tam, gdzie są potrzebne, kryteriów akceptacji, kontroli w procesie i identyfikowalności (pkt 8.5). Na hali sprawdza, czy praktyka zgadza się z dokumentem.

19. Czy wyrób lub usługa niezgodna jest identyfikowana i nadzorowana?

Czego szuka audytor: oznakowania i odseparowania niezgodnego wyrobu, decyzji o jego dalszym losie i zapisów (pkt 8.7).

20. Czy reklamacje i zadowolenie klientów są monitorowane, a wyniki analizowane?

Czego szuka audytor: sposobu zbierania informacji od klientów (pkt 9.1.2), rejestru reklamacji i wniosków z jego analizy.

Audyty wewnętrzne
21. Czy jest program audytów wewnętrznych obejmujący wszystkie procesy i wymagania normy?

Czego szuka audytor: programu (pkt 9.2) uwzględniającego ważność procesów, zmiany w organizacji i wyniki poprzednich audytów.

22. Czy przed audytem certyfikacyjnym przeprowadzono pełny cykl audytów wewnętrznych?

Czego szuka audytor: raportów z audytów, które przed etapem 2 objęły cały zakres systemu i wszystkie wymagania normy. To jedno z pięciu pytań krytycznych checklisty.

23. Czy audytorzy wewnętrzni są kompetentni i nie audytują własnej pracy?

Czego szuka audytor: dowodów kompetencji audytorów, np. szkolenia opartego na wytycznych ISO 19011, oraz obiektywności i bezstronności przy przydziale obszarów (pkt 9.2.2).

24. Czy dla niezgodności z audytów przeprowadzono analizę przyczyn i wdrożono działania korygujące?

Czego szuka audytor: analizy przyczyny źródłowej, działań korygujących (pkt 10.2) i terminów. Usunięcie samego skutku to korekcja, a nie działanie korygujące.

25. Czy skuteczność działań korygujących została sprawdzona?

Czego szuka audytor: zapisu, kto, kiedy i na jakiej podstawie ocenił, że działanie zadziałało, a niezgodność się nie powtórzyła.

Przegląd zarządzania
26. Czy po audytach wewnętrznych odbył się przegląd zarządzania?

Czego szuka audytor: zapisu z przeglądu (pkt 9.3) przeprowadzonego przez najwyższe kierownictwo po audytach wewnętrznych, bo ich wyniki są jednym z obowiązkowych wejść (pkt 9.3.2).

27. Czy przegląd objął wszystkie wymagane wejścia?

Czego szuka audytor: omówienia działań z poprzednich przeglądów, zmian kontekstu, wyników procesów i celów, zadowolenia klientów, dostawców, zasobów, ryzyk i szans oraz możliwości doskonalenia (pkt 9.3.2).

28. Czy z przeglądu wynikają decyzje: doskonalenie, zmiany w systemie, potrzebne zasoby?

Czego szuka audytor: konkretnych decyzji z odpowiedzialnymi i terminami (pkt 9.3.3), a nie samego protokołu „zapoznano się".

29. Czy dane z monitorowania procesów są analizowane i wykorzystywane?

Czego szuka audytor: analizy danych (pkt 9.1.3), np. trendów reklamacji, wskaźników procesów i ocen dostawców, i tego, że wnioski trafiają do decyzji.

30. Czy pracownicy wiedzą, jak ich praca wpływa na jakość i co robić przy odstępstwach?

Czego szuka audytor: świadomości (pkt 7.3). W rozmowie na stanowisku pyta o politykę, cele działu i o to, co pracownik robi, gdy wyrób odbiega od wymagań.

Wynik i lista braków

Lista braków to pytania z odpowiedzią „nie" albo „częściowo". O wyniku decydują jednak przede wszystkim pytania krytyczne: 1 (zakres systemu), 15 (zapisy z działania systemu), 22 (pełny cykl audytów wewnętrznych), 24 (działania korygujące) i 26 (przegląd zarządzania).

System wygląda na gotowy do audytu certyfikacyjnego

Wszystkie elementy z checklisty są spełnione, w tym pięć elementów krytycznych: pełny cykl audytów wewnętrznych, przegląd zarządzania, działania korygujące, zakres i zapisy z działania systemu.

Checklista sprawdza obecność elementów, a nie ich jakość. Audytor oceni też, czy dokumenty zgadzają się z praktyką na hali i w biurze.

  • ustal z jednostką certyfikującą termin etapu 1 i przekaż jej wymagane dokumenty
  • przed etapem 1 sprawdź, czy zakres w dokumentach zgadza się z zakresem we wniosku o certyfikację
  • przygotuj kierownictwo i właścicieli procesów do rozmów z audytorem

Gotowość z drobnymi brakami

Elementy krytyczne są spełnione, ale część wymagań jest spełniona częściowo albo wcale. Na audycie takie braki mogą zostać zapisane jako niezgodności, które trzeba zamknąć działaniami korygującymi.

Lista braków to pytania z odpowiedzią „nie" lub „częściowo". Zacznij od tych, które dotyczą procesów podstawowych i kontaktu z klientem.

  • uzupełnij braki z listy i zbierz dowody, że rozwiązania działają
  • sprawdź je w krótkim audycie wewnętrznym albo w audycie zerowym
  • uwzględnij zmiany w przeglądzie zarządzania, jeśli są istotne

Jeszcze nie gotowy: brakuje elementów krytycznych

Brakuje co najmniej jednego elementu krytycznego: udokumentowanego zakresu, zapisów z działania systemu, pełnego cyklu audytów wewnętrznych, działań korygujących albo przeglądu zarządzania po audytach. Bez nich system nie ma dowodów działania w pełnym cyklu, niezależnie od pozostałych odpowiedzi.

Termin audytu certyfikacyjnego warto ustalić dopiero wtedy, gdy elementy krytyczne będą zamknięte.

  • zamknij elementy krytyczne w kolejności: zakres, zapisy z działania, audyty wewnętrzne, działania korygujące, przegląd zarządzania
  • zaplanuj audyt certyfikacyjny z zapasem czasu na zebranie zapisów z działania systemu

Dopiski dołączane do wyniku

Zależnie od odpowiedzi wynik testu uzupełniają poniższe uwagi.

  • Brakuje co najmniej jednego elementu krytycznego (pytania 1, 15, 22, 24 lub 26). To one rozstrzygają o wyniku, niezależnie od odsetka odpowiedzi „tak".
  • Odpowiedź „częściowo" liczy się jako połowa. Na audycie wymaganie spełnione częściowo może zostać uznane za niezgodność, jeśli brakuje dowodów jego realizacji.

Po checkliście: co sprawdzi jednostka certyfikująca

Audyt certyfikacyjny prowadzi jednostka certyfikująca i ma dwa etapy: na pierwszym audytor ocenia dokumentację i gotowość systemu, na drugim sprawdza, czy system działa w praktyce. Wykaz jednostek certyfikujących systemy zarządzania akredytowanych w Polsce publikuje Polskie Centrum Akredytacji. Przebieg obu etapów, dokumenty do przygotowania i typowe pytania opisuje osobny artykuł.

Jeśli checklista pokazuje braki, można je sprawdzić w audycie zerowym, czyli próbnym audycie prowadzonym według tej samej metodyki co audyt certyfikacyjny: z planem, rozmowami, sprawdzaniem zapisów i raportem niezgodności. Wynik pokazuje, co poprawić przed etapem 1.

jak przebiega audyt certyfikacyjny

Najczęstsze pytania

Ile trwa przygotowanie do audytu certyfikacyjnego?

Zależy od stanu systemu. O terminie decyduje czas potrzebny na zebranie zapisów z działania systemu, przeprowadzenie pełnego cyklu audytów wewnętrznych i przegląd zarządzania po nich - checklista pokazuje, którego z tych elementów jeszcze brakuje.

Czy checklista nadaje się do ISO 14001 i ISO 45001?

W większości tak, bo normy mają wspólną strukturę rozdziałów. Pytania o nadzór operacyjny trzeba czytać przez pryzmat aspektów środowiskowych albo zagrożeń BHP, a ISO 14001:2015 i ISO 45001:2018 wymagają dodatkowo m.in. określenia wymagań prawnych i innych (pkt 6.1.3) oraz przygotowania na sytuacje awaryjne (pkt 8.2).

Co to jest audyt zerowy?

Próbny audyt przed audytem certyfikacyjnym, prowadzony według tej samej metodyki co audyt jednostki certyfikującej: plan, rozmowy, sprawdzanie zapisów i raport z niezgodnościami. Pokazuje, co poprawić przed etapem 1.

Źródła

Powiązane wzory, narzędzia i usługi