Usługi doradcze

Systemy zarządzania

Praktyka pokazuje, że wymaganie to nie jest łatwe do spełnienia, szczególnie w przypadku dużych organizacji, które muszą nadzorować znaczną ilość dokumentacji i zapisów oraz organizacji posiadających wiele lokalizacji. 
Nadzorowanie dokumentacji w formie papierowej charakteryzuje się znaczną pracochłonnością i ryzykiem pracy na nieaktualnych dokumentach oraz ryzykiem utraty danych. Wykorzystywanie informatycznych systemów zarządzania dokumentacją systemową w wielu przypadkach pociąga za sobą ogromne koszty inwestycyjne ? przez co staje się nieosiągalne dla wielu organizacji. Rozwiązania systemów informatycznych dedykowane dla konkretnych standardów ? np. ISO 9001 czy ISO 14001 zagrożone są niską elastycznością, przez co charakteryzują się małą przydatnością w innych zastosowaniach. W konsekwencji stają się one systemami, których głównym użytkownikiem zostaje pełnomocnik.

Proponujemy Państwu zastosowanie profesjonalnego narzędzia informatycznego, które spełnia wymagania norm, znakomicie organizuje zarządzanie dokumentami oraz zapisami systemowymi. Ponadto nasze rozwiązanie to nowoczesny produkt informatyczny, który może być wykorzystywany w codziennej aktywności biznesowej bez znacznych nakładów inwestycyjnych.
Wdrożony system informatyczny będzie realizował funkcje związane z dokumentowaniem procesów, procedur oraz instrukcji wraz załącznikami. Ważną funkcjonalnością rozwiązania informatycznego jest możliwość kontroli i nadzoru nad realizowanymi procesami, działalnością organizacji. Funkcje systemu, które umożliwiają administratorowi określenie praw dostępu do określonych dokumentów i informacji dla wybranych pracowników, pozwalają na podniesienie poziomu bezpieczeństwa informacji oraz ułatwiają pracę poprzez działanie na potrzebnym zbiorze danych związanym z posiadanym zakresem obowiązków.

Celem wdrożenia systemu informatycznego jest optymalne, eliminujące dokumentację w formie papierowej zarządzanie dokumentacją związaną z wymaganiami systemów zarządzania oraz codzienną aktywnością operacyjną organizacji. 
Prezentowane rozwiązanie opiera się na platformie Windows SharePoint Services. Jest to rozwiązanie służące do tworzenia witryn sieci Web pozwalających na udostępnianie informacji i współpracę przy korzystaniu z dokumentów. Program Windows SharePoint Services ? podstawowy element infrastruktury programu Microsoft Windows Server 2003/2008 przeznaczonej dla pracowników przetwarzających informacje ? doskonale współpracuje z aplikacjami klienta, ze szczególnym uwzględnieniem podstawowych i codziennie wykorzystywanych aplikacji w pracach biurowych wchodzących w skład pakietu Microsoft Office System.

Głównymi zaletami systemu są:

• Udostępnienie prostego, dobrze znanego i spójnego interfejsu użytkownika. Program SharePoint Services jest zintegrowany ze znanymi aplikacjami klienckimi dla komputerów osobistych, pocztą e-mail i przeglądarkami sieci Web. Gwarantuje to spójność interfejsu użytkownika, upraszcza korzystanie z zawartości dokumentów, modelowanych procesów i danych biznesowych. Ścisła integracja w połączeniu z niezawodnymi funkcjami programu ułatwia wdrożenie pracownika i rozpoczęcie pracy z programem.

• Zwiększenie wydajności pracowników przez uproszczenie działalności biznesowej. Wbudowane przepływy pracy można stosować do inicjowania, śledzenia i raportowania typowych działań biznesowych, takich jak recenzowanie i zatwierdzanie dokumentów, śledzenie problemów i zbieranie podpisów.

• Wsparcie w uzyskaniu zgodności z przepisami prawa oraz podniesienie poziomu bezpieczeństwa informacji w organizacji, dzięki rozbudowanej kontroli nad zawartością systemu. Administrator, określając ustawienia zabezpieczeń, zasady przechowywania i inspekcji oraz akcje wykonywane po wygaśnięciu dla rekordów biznesowych zgodnie z obowiązującymi procedurami może efektywnie kontrolować poufne informacje biznesowe i zarządzać nimi.

• Możliwość synchronizacji portalu z Active Directory. Przy skorzystaniu z takiej funkcjonalności nie musimy dodawać nowych użytkowników ? wystarczy, ze użytkownik posiada konto domenowe.

• Uproszczenie dostępu do strukturalnych i niestrukturalnych informacji w różnych systemach w całej organizacji. Zarządzane repozytoria dokumentów całego przedsiębiorstwa ułatwiają przechowywanie i organizowanie dokumentów biznesowych w jednej, centralnej lokalizacji.

• Łączenie pracowników z informacjami i wiedzą. Wyszukiwanie na poziomie przedsiębiorstwa w programie SharePoint uwzględnia dane biznesowe oraz informacje o dokumentach, pracownikach i stronach sieci Web, umożliwiając uzyskiwanie złożonych wyników zgodnych z wymaganiami.

• Przyspieszenie procesów biznesowych współużytkowanych w różnych organizacjach.

• Umożliwienie użytkownikom podejmowania świadomych decyzji, dzięki prezentowaniu kluczowych dla firmy informacji w centralnej lokalizacji. Program SharePoint Services ułatwia tworzenie dynamicznych, interakcyjnych portali analizy biznesowej, które pozwalają zestawiać i wyświetlać informacje o kluczowym znaczeniu dla firm pochodzące z odrębnych źródeł.

Istotną funkcjonalnością systemu jest work-flow, umożliwiający zorganizowanie i przeprowadzenie sprawnego obiegu dokumentu lub informacji od momentu powstania do momentu zatwierdzenia i publikacji.

Aplikacja zarządzająca dokumentacją pozwala na zespołową pracę dedykowanych do tego celu pracowników nad dokumentacją, a kierownictwu firmy umożliwia kontrolę przebiegu wdrożeń procedur. Podejście takie umożliwia eliminację zbędnych dokumentów i oszczędza czas związany z opracowywaniem dokumentów. Przyśpiesza i również kontroluje cykl doręczania dokumentów do pracowników z generowaniem potwierdzeń o dostarczeniu i zapoznaniu się z ich treścią.
Niewątpliwym atutem systemu jest jego ?mobilność?. System doskonale sprawdza się w organizacjach, które posiadają wiele lokalizacji, pracowników pracujących w terenie, może być zastosowany w organizacjach, które wdrożyły telepracę. Zalety te wynikają z faktu, iż system oraz jego zawartość mogą być dostępne z każdego stanowiska posiadającego dostęp do komputera i przeglądarki internetowej. System posiada hierarchiczną strukturę praw dostępów do określonych zasobów systemu z możliwym wykorzystaniem szyfrowania komunikacji i wykorzystania bezpiecznych protokołów.

Ważną, z punktu wymagań norm serii ISO, funkcjonalnością systemu jest możliwość komunikacji dotycząca powiadamiania właściwych osób o zmianach dokumentów i informacji.

Chcesz zapoznać się ze szczegółami - zapraszamy do kontaktu.